Si estás considerando dar un paso importante en tu carrera profesional, estudiar una Maestría en Administración de Proyectos Empresariales puede abrirte un sinfín de oportunidades y ofrecerte las herramientas necesarias para liderar iniciativas complejas en cualquier organización. Por eso, entender y dominar las etapas de la administración de proyectos no solo te permitirá sobresalir en tu campo, sino también contribuir significativamente al éxito de tu empresa, así que continúa leyendo que te contamos más sobre este tema para que puedas potenciar tus habilidades.
¿Qué son los proyectos empresariales?
Primero, antes de entrar en tema, es importante estar alineados en los conceptos. Por eso, podemos definir que los proyectos empresariales son iniciativas temporales que se llevan a cabo dentro de una organización con el objetivo de cumplir metas específicas que aporten valor y contribuyan a los objetivos estratégicos de la empresa.
Estas iniciativas pueden abarcar una amplia gama de actividades, desde la creación de un nuevo producto o servicio, la implementación de tecnologías innovadoras, hasta la reestructuración de procesos operativos.
Los proyectos empresariales son característicos porque tienen un inicio y un fin definidos, cuentan con recursos limitados y están sujetos a restricciones de tiempo y presupuesto. Además, su éxito depende de una planificación meticulosa, una ejecución efectiva y un riguroso monitoreo y control para garantizar que los resultados obtenidos cumplan con los objetivos previamente establecidos.
Ya aclarado el concepto, vamos con lo que nos compete.
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Etapas de la administración de proyectos
La administración de proyectos empresariales se compone de una serie de etapas claramente definidas para asegurar que se cumplan los objetivos establecidos de manera eficiente y en tiempo:
1. Inicio del proyecto
En la fase inicial del proyecto se establecen las bases y la visión general. Aquí es esencial identificar a los patrocinadores y a los participantes del proyecto, así como realizar una investigación preliminar. En este punto, debes documentar el proyecto por escrito para facilitar la distribución del plan de comunicación al equipo. Ten en cuenta que muchas veces el inicio se marca con una reunión o un estudio de viabilidad, dependiendo del estilo de comunicación preferido por el equipo.
Además, para la creación de los proyectos empresariales es crucial describir los beneficios, costos y riesgos asociados con los entregables. Puedes también incluir métricas adicionales que tu organización utilice para medir el éxito. Tras evaluar el proyecto, crea un caso de negocio o, en proyectos más pequeños, una carta del proyecto. Estas herramientas ayudan a delinear y presentar el proyecto en profundidad, detallando objetivos, presupuesto y cronograma. Pueden servir como referencia futura para reiterar los objetivos del proyecto.
2. Planificación del proyecto
Durante la etapa de planificación debes establecer objetivos claros utilizando una hoja de ruta del proyecto. Existen varias metodologías como los objetivos SMART, CLEAR y OKR para la planificación.
- SMART: significa que los objetivos son Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Tiempo definido. Este método mejora la comunicación del equipo y facilita el seguimiento de las métricas.
- CLEAR: por otra parte, este tipo de objetivos se refieren a que deben ser Colaborativos, Limitados, Emocionales, Apreciables y Optimizables. Enfatiza la colaboración y es más práctico en la ejecución.
- OKR: aquí se abren los objetivos a toda la empresa creando visibilidad. Se comienza con el objetivo y luego se crean proyectos alrededor de ese objetivo.
Además, se pueden usar herramientas como diagramas de hitos, diagramas de Gantt y análisis de gestión de riesgos para aclarar detalles del proyecto en esta fase.
¿Cómo hacer un objetivo SMART?
Ejemplo: aumentar el número de suscriptores mensuales en un 25 % (500 nuevos suscriptores) mediante una campaña de marketing digital dirigida a profesionales autónomos y pequeñas empresas de la región central del país. La campaña se ejecutará desde el 1 de octubre hasta el 31 de diciembre. Se realizará una evaluación intermedia el 1 de noviembre para ajustar estrategias y garantizar la efectividad de la campaña.
3. Ejecución del proyecto
En esta etapa de la administración de proyectos, el equipo se enfoca en alcanzar los objetivos establecidos. Las tareas se asignan a cada uno de los miembros del equipo y, si se utiliza una herramienta de gestión; estas tareas se agregan al flujo de trabajo del proyecto para facilitar la comunicación y el acceso a recursos.
Un punto muy importante es que en esta fase se establece una metodología de seguimiento y éxito para medir el desempeño con el fin de mantener al equipo informado y actualizar continuamente el programa del proyecto según sea necesario. Asegúrate de organizar la agenda del equipo en función de las prioridades y consultar regularmente con los miembros para garantizar el progreso.
4. Desempeño del proyecto
Es importante verificar si el proyecto resolvió el problema inicial. Por lo tanto, hay que examinar los otros indicadores clave de rendimiento (KPI) como el retorno de inversión (ROI), el índice de rendimiento de costos (CPI), el valor planificado (PV), el costo real (AC) y el valor obtenido (EV).
Comunica a los participantes los resultados, destacando lo que salió bien y lo que no. Estar abierto a los comentarios ayuda a que el equipo aprenda de los errores.
5. Cierre del proyecto
Es importante destacar que la fase de cierre varía entre empresas y equipos. Algunos prefieren reconocer el trabajo realizado, mientras otros comienzan con la siguiente tarea. Sin embargo, es fundamental reunirse con los participantes para evaluar el éxito del proyecto y aprender de los comentarios.
Te recomendamos organizar y almacenar los materiales del proyecto y sigue supervisando el desempeño. Reuniones post mortem para poder identificar las áreas de mejora y a evitar repetir errores.
Cada una de estas etapas en la administración de proyectos es fundamental para asegurar que se completen con éxito y cumplan con los objetivos establecidos. Dominar estas etapas te permitirá enfrentar desafíos complejos y gestionar proyectos de manera efectiva, habilidades que son altamente valoradas en el mundo empresarial.
Por supuesto, al estudiar una Maestría en Administración de Proyectos Empresariales en UMAD te proporcionará el conocimiento y las habilidades necesarias para ejecutar y sobresalir en los resultados de cada una de estas etapas. No solo aprenderás a gestionar todos los aspectos de la creación de proyectos empresariales, sino también a enfrentarte con confianza a cualquier desafío que pueda surgir.
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